Warum die Produktivität steigt, wenn man nicht im Büro ist

Veraltete Arbeitsplatzmodelle und daraus resultierende rückläufige Produktivität kosten europäische Unternehmen mehr als 300 Milliarden Euro pro Jahr. Zu diesem Ergebnis kommen Forscher der Durham Business School und des Beratungsunternehmens JBA. Außerdem stellen die Wissenschaftler in ihrer Studie „Effektives Arbeiten im 21. Jahrhundert“ fest: Die Produktivität steigt, wenn man nicht im Büro ist. Also Freizeit für alle? Natürlich nicht.

Die Experten unter Leitung von Professor Tom Redman fragten im Auftrag von Regus, dem weltweit führenden Anbieter von innovativen Arbeitsplatzlösungen: Wo findet heute noch produktive Arbeit statt? Sie unterschieden bei ihren Untersuchungen zwei Gruppen von Mitarbeitern in wissensintensiven Branchen. Die eine arbeitete in einem Arbeitsplatzmodell, bei dem die Mitarbeiter an fünf Tagen in der Woche im Firmenbüro anwesend sein mussten. Die andere in flexibleren Modellen, die es erlauben, einen oder mehrere Tage pro Woche von einem alternativen Standort aus zu arbeiten.

Standort beeinflusst weiche Faktoren
Die Forscher fanden heraus, dass die Kreativleistung, auf die es in so genannten Wissensberufen besonders ankommt und die unmittelbare Auswirkungen auf die Produktivität hat, von verschiedenen „weichen“ Faktoren wie Vertrauens- und Kommunikationskultur und Führungsstil beeinflusst wird. Diese Erkenntnis ist nicht neu. Neu ist jedoch, dass diese Faktoren auch vom „Standort“ des Mitarbeiters abhängen. So ist das Vertrauen der Mitarbeiter ins Management bei der zweiten Gruppe, den „Abwesenden“, signifikant höher als bei der anderen Gruppe. Nur 10,3 Prozent hatten mangelndes Vertrauen in ihre Vorgesetzten im Gegensatz zu 17,4 Prozent bei den „Anwesenden“. Wem das Vertrauen des Managements in eine eigenverantwortliche Arbeits- und Organisationsfähigkeit durch eine zeitliche und räumliche Autonomie entgegengebracht wird, der scheint dies auch zurückzugeben.

Das Paradoxon der Anwesenheit
Außerdem steigt die Produktivität dann an, wenn der Einzelne die Möglichkeiten hat, seine Arbeitslast selbstständig und gleichgewichtig zu verteilen oder wenn er eine klare strategische Ausrichtung, also klar formulierte Anweisungen, erhält. Erklärt wird dies durch ein „Grundrauschen“ sich ständig ändernder Anweisungen im althergebrachten Büroalltag. Diesem sind Mitarbeiter, die in einem zentralen Büro arbeiten, häufiger ausgesetzt. Sie bekommen einfach mit, wenn und was im Management diskutiert wird. Gleichzeitig glauben sie jedoch, dass sie schlecht informiert sind (11,3%), ihre Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge weniger Gehör finden und nicht in wichtige Entscheidungen mit einfließen (18,1%). Mitarbeiter, die an einem oder mehreren Tagen an einem anderen Standort arbeiten, sehen das anders (nur 5,1% fühlen sich schlecht informiert beziehungsweise nur 8,6% meinen, sie finden weniger Gehör). Wer seltener da ist, fühlt sich also besser informiert und in Entscheidungen besser repräsentiert. Man kann vermuten, dass dies an der Ausblendung des Grundrauschens bei dezentralen Arbeitern und gleichzeitig einer größeren Notwendigkeit zu effizientem Informationsaustausch an den „Anwesenheitstagen“ liegt.
In Bezug auf die Anwesenheit zeigt die Studie übrigens ein Paradoxon auf. Salopp formuliert: Wer häufiger da ist, ist häufiger abwesend. Oder anders gesagt, mit zunehmender verordneter Bindung an das Büro steigt auch die Bereitschaft, drei oder mehr Tage pro Jahr zu fehlen, also „blau zu machen“. Hier stehen 15,9 Prozent der bürogebundenen Mitarbeiter 6,6 Prozent der Flexiblen gegenüber.

Mit mehr Flexibilität zu besserer Performance
Unternehmen am oberen Ende der Produktivitätskurve, also sehr produktive Firmen, haben etwas gemein: Einfache Abläufe zur Beschleunigung von Entscheidungen, einen guten vertikalen und horizontalen Kommunikationsfluss sowie Einfluss und Autonomie der Mitarbeiter auf Ort und Zeit ihrer Arbeit. Zeitliche und räumliche Autonomie der Mitarbeiter steigert also ihre Produktivität.

„Mitarbeiter mit größerer Flexibilität sind zufriedener und belohnen dies mit höherer Einsatzbereitschaft“, stellt Michael Barth, Regional General Manager Germany, Nordics & Ireland bei Regus, fest. „Und genau diese Flexibilität können wir Unternehmen mit unserem Business-Center-Konzept bieten und damit zu einer besseren Performance beitragen.“

Bei einem fiktiven Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern könnten die positiven Effekte, so berechnete die Forschungsgruppe, eine Gewinnsteigerung von mehr als zwei Millionen Euro pro Jahr und eine zusätzliche Rendite von knapp drei Prozent ausmachen. Unternehmen müssten dazu ihren Mitarbeitern erlauben, einen Tag die Woche auch außerhalb des Firmenbüros arbeiten zu können.